Cumplimiento del GDPR específico del Reino Unido: Una guía práctica

Entendiendo el GDPR en el Reino Unido posterior al Brexit

Con el Reino Unido ahora fuera de la Unión Europea, las empresas deben reconocer que, aunque el GDPR se ha mantenido en el Reino Unido a través de la Ley de Protección de Datos de 2018, se requieren atención a las matices. La Ley mantiene los derechos fundamentales de los individuos respecto a sus datos personales, enfatizando la transparencia, la responsabilidad y la seguridad. Las empresas de servicios financieros deben adaptar sus prácticas para alinearse con el GDPR del Reino Unido y las regulaciones específicas de ese país, asegurando que protejan los datos de los clientes de manera efectiva mientras cumplen con los requisitos legales. 

Para orientación detallada, las empresas pueden consultar el sitio web de la Oficina del Comisionado de Información (ICO), que proporciona recursos, herramientas y soporte para ayudar a las organizaciones a cumplir con las leyes de protección de datos en el Reino Unido.

¿Cuáles son los principales principios del GDPR del Reino Unido?

El GDPR del Reino Unido se basa en varios principios clave, incluyendo:

• Legalidad, equidad y transparencia: Los datos deben ser procesados de manera legal y transparente.
• Limitación del propósito: Los datos deben ser recolectados para fines específicos y legítimos, y no deben ser procesados más allá de manera incompatible con esos fines.
• Minimización de datos: Solo se deben recolectar los datos necesarios para el propósito previsto.
• Exactitud: Los datos deben mantenerse precisos y actualizados.
• Limitación del almacenamiento: Los datos personales no deben ser conservados más tiempo del necesario.
• Integridad y confidencialidad: Los datos deben ser procesados de manera segura para proteger contra accesos no autorizados.

1. Legalidad, equidad y transparencia

• Servicios Financieros: Asegurar un procesamiento de datos transparente, especialmente para obligaciones de KYC y AML.
• Mercados/Comercio Electrónico/Economía Colaborativa: Informar claramente a los clientes cómo se utilizan los datos para recomendaciones y mercadeo.
• Movilidad/Transporte: Abordar la transparencia en el procesamiento de datos de ubicación para optimizar servicios.

2. Limitación del propósito

• Servicios Financieros: Los datos recolectados para cumplimiento no pueden ser reutilizados sin un consentimiento claro.
• Mercados/Comercio Electrónico/Economía Colaborativa: Limitar el uso de datos a propósitos específicos y divulgados, como el marketing personalizado.
• Movilidad/Transporte: Asegurar que los datos de ubicación se utilicen únicamente para los servicios previstos (por ejemplo, optimización de rutas).

3. Minimización de datos y precisión

• En todos los sectores, recolectar solo los datos necesarios y mantenerlos precisos para evitar riesgos innecesarios.

4. Limitación del almacenamiento

• Implementar períodos de retención apropiados y eliminar datos obsoletos de manera oportuna.

5. Integridad y confidencialidad

• Procesamiento seguro de datos, protegiendo contra accesos no autorizados y brechas de seguridad.

¿Qué derechos tienen los individuos bajo el GDPR del Reino Unido?

Los individuos tienen varios derechos, incluyendo:

• Derecho de acceso: Los individuos pueden solicitar acceso a sus datos personales.
• Derecho de rectificación: Pueden solicitar la corrección de datos inexactos.
• Derecho de eliminación: Pueden solicitar la eliminación de sus datos bajo ciertas condiciones.
• Derecho a restringir el procesamiento: Los individuos pueden solicitar limitar el procesamiento de sus datos.
• Derecho a la portabilidad de datos: Pueden solicitar sus datos en un formato estructurado para transferirlos a otro servicio.

Derecho a oponerse: Los individuos pueden oponerse al procesamiento de sus datos en ciertas circunstancias.

Lista de verificación de cumplimiento paso a paso

1. Mapeo de datos

Entender qué datos personales recolecta, procesa y almacena su negocio es el primer paso hacia el cumplimiento. Cree un inventario de datos exhaustivo, también conocido como registro de actividades de procesamiento, que incluya todos los requisitos relevantes establecidos en el Artículo 30 del GDPR del Reino Unido, tales como:

• Tipos de datos personales procesados (por ejemplo, nombres de clientes, direcciones, detalles financieros);
• Fines para el procesamiento de datos (por ejemplo, gestión de cuentas, detección de fraude);
• Períodos de retención de datos;
• Categorías de sujetos de datos (por ejemplo, clientes, empleados);
• Categorías de destinatarios de datos (por ejemplo, procesadores)
• Descripción de las medidas de seguridad técnicas y organizativas implementadas.

Actualice regularmente su mapeo de datos para reflejar cualquier cambio en las actividades de procesamiento de datos.

Lista de verificación de cumplimiento sectorial:

• Servicios financieros: Incluir datos de clientes y transacciones; identificar procesadores de datos.
• Mercados/Comercio electrónico: Mapear interacciones con clientes, datos recolectados para transacciones y marketing.
• Movilidad/Transporte: Documentar flujos de datos de ubicación y datos asociados de usuarios.

2. Gestión de bases legales

Bajo el GDPR del Reino Unido y la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018, documentar una base legal válida para el procesamiento de datos personales de acuerdo con el Artículo 6 (y los Artículos 9 y 10, si el procesamiento involucra datos de categoría especial o datos de delitos penales) es esencial.

Si considera que el consentimiento es la base legal más apropiada para la actividad de procesamiento, implemente procesos para asegurar que:

• Las solicitudes de consentimiento son claras, concisas, comprensibles y se mantienen separadas de otros términos y condiciones;
• La solicitud de consentimiento requiere una opción activa en lugar de casillas preseleccionadas;
• La solicitud de consentimiento contiene información sobre su negocio y cualquier tercero que dependa del consentimiento;
• Los clientes pueden proporcionar o retirar su consentimiento fácilmente;
• Se mantiene documentación del consentimiento para demostrar cumplimiento.

Revise regularmente las prácticas de consentimiento para asegurar que se alineen con los requisitos legales.

Si su empresa procesa datos de categoría especial o datos de delitos penales, tenga en cuenta documentar las consideraciones de los requisitos del Artículo 9 o 10 del GDPR del Reino Unido y el Anexo 1 de la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018 donde sea relevante.

3. Avisos de privacidad

Las empresas de servicios financieros deben proporcionar avisos de privacidad claros a los clientes, detallando cómo se utilizarán sus datos personales. Asegúrese de que sus avisos de privacidad incluyan la información obligatoria requerida bajo los Artículos 13 y 14 del GDPR del Reino Unido, tales como:

• La identidad del responsable de datos (su negocio) y los datos de contacto del oficial de protección de datos (DPO);
• Los fines y las bases legales del procesamiento de datos (por ejemplo, consentimiento, contrato, obligación legal) 
• Tipos y fuentes de datos personales 
• Destinatarios de datos personales;
• Información sobre los períodos de retención de datos y los derechos de los sujetos de datos (por ejemplo, derecho a retirar el consentimiento y acceder a sus datos).

Haga que los avisos de privacidad sean fácilmente accesibles para los clientes, asegurándose de que comprendan sus derechos.

4. Evaluaciones de impacto en la protección de datos (DPIA)

Realice DPIA para cualquier nuevo proyecto o actividad de procesamiento que pueda resultar en un alto riesgo para los derechos y libertades de los clientes. Este proceso debe identificar los riesgos potenciales para los datos personales y delinear medidas para mitigar estos riesgos. Documente su proceso y hallazgos de DPIA.

5. Procedimientos de notificación de violaciones

Establecer procedimientos claros para informar brechas de datos. De acuerdo con el GDPR del Reino Unido, los responsables deben:

• Notificar a la Oficina del Comisionado de Información (ICO) dentro de 72 horas de tener conocimiento de una violación.
• Comunicar la violación a los individuos afectados si representa un alto riesgo para sus derechos y libertades.

Asegurarse de que todos los empleados estén capacitados para reconocer y notificar violaciones de datos de manera oportuna.

6. Gestión de derechos de los sujetos de datos

Establezca procesos para registrar, rastrear y responder de manera eficiente a las solicitudes de los sujetos de datos. Asegúrese de que sus empleados estén capacitados en cómo facilitar los derechos de los clientes bajo el GDPR del Reino Unido, que incluyen:

• Derecho a ser informado y acceso: Los clientes tienen derecho a ser informados sobre el procesamiento de datos personales y pueden solicitar copias de sus datos personales.
• Derecho a la rectificación: Los clientes pueden solicitar correcciones a datos inexactos.
• Derecho a la supresión: Los clientes pueden solicitar la eliminación de sus datos bajo ciertas circunstancias.
• Derecho a la portabilidad de datos: Los clientes pueden solicitar recibir sus datos en un formato estructurado.

Asegúrese de que su negocio sea diligente en el cumplimiento de los derechos de los sujetos de datos 

7. Capacitación y concienciación de empleados

Educar a los empleados sobre el cumplimiento del GDPR del Reino Unido y los principios de protección de datos. Las sesiones de capacitación regulares deben cubrir:

• La importancia de la protección de datos.
• Cómo manejar datos personales de manera segura.
• Procedimientos para notificar violaciones de datos y manejar solicitudes de clientes.

Considere implementar capacitación de inducción y de actualización anuales y capacitación basada en roles. Fomentar una cultura de protección de datos dentro de su organización es vital para mantener el cumplimiento.

8. Acuerdos de procesamiento de datos de terceros

Si su empresa de servicios financieros trabaja con procesadores de datos de terceros, asegúrate de tener Acuerdos de Procesamiento de Datos (DPAs) en su lugar. Estos acuerdos deben:

• Especificar los roles y responsabilidades de ambas partes en relación con el procesamiento de datos;
• Cubrir los detalles clave sobre el procesamiento, tales como objeto, duración, naturaleza, tipos de datos y sujetos de datos involucrados 
• Especificar las medidas de seguridad que deben implementarse para proteger los datos personales.
• Incluir cláusulas sobre notificación de violaciones de datos y cumplimiento de las leyes de protección de datos aplicables.

Si su empresa de servicios financieros trabaja con procesadores de datos de terceros, asegúrate de tener Acuerdos de Procesamiento de Datos (DPAs) en su lugar. Estos acuerdos deben:

• Especificar los roles y responsabilidades de ambas partes en relación con el procesamiento de datos;
• Cubrir los detalles clave sobre el procesamiento, tales como objeto, duración, naturaleza, tipos de datos y sujetos de datos involucrados 
• Especificar las medidas de seguridad que deben implementarse para proteger los datos personales.
• Incluir cláusulas sobre notificación de violaciones de datos y cumplimiento de las leyes de protección de datos aplicables.

¿Qué debo hacer en caso de una violación de datos?

En caso de una brecha de datos, hay varios pasos importantes a seguir para gestionar y mitigar la situación de manera efectiva. Aquí hay una guía práctica basada en mejores prácticas y pautas regulatorias:

1. Contener y evaluar la violación

• Contención: Tome medidas inmediatas para contener la brecha y prevenir futuros compromisos. Esto podría involucrar desconectar sistemas afectados de la red, cambiar contraseñas o deshabilitar cuentas comprometidas.
• Evaluación Inicial: Evalúe qué datos han sido comprometidos, la causa y el impacto de la brecha. Determine si la brecha está en curso o si ha sido resuelta.

2. Evaluar el riesgo y el daño potencial

• Identifique a las personas que pueden verse afectadas y los riesgos potenciales para ellas, considerando la naturaleza de los datos y su sensibilidad. Evalúe las posibles consecuencias, tales como robo de identidad, pérdida financiera o amenazas a la privacidad de un individuo 

3. Notificar a las autoridades relevantes (si es necesario)

• Si usted es un responsable sujeto al GDPR del Reino Unido, informe la brecha a la Oficina del Comisionado de Información (ICO) dentro de 72 horas si probablemente presenta un riesgo para los derechos y libertades de los individuos.
• Si no es posible un informe oportuno, documente la razón del retraso y proporcione la mayor cantidad de información posible sobre la violación en su informe inicial.
• Si decide que la notificación a la ICO no es necesaria, asegúrese de documentar la razón detrás de ello.

4. Notificar a los individuos afectados (si es necesario)

• Si la violación representa un alto riesgo para los derechos y libertades de los individuos, el responsable debe informarles lo antes posible. La transparencia les permite protegerse, como al monitorear sus cuentas, cambiar contraseñas o estar atentos a intentos de phishing potenciales.
• Utilice un lenguaje claro y sencillo para explicar la brecha, su impacto y los pasos recomendados de protección.

5. Documentar la violación

• Mantenga un registro interno para documentar todos los detalles relacionados con la violación, incluso si no se requiere un informe. Registre cuándo y cómo se descubrió la violación, los datos afectados, las acciones de contención y comunicaciones con individuos o autoridades 
• Un registro exhaustivo apoya el análisis del incidente y mejora las prácticas de seguridad futuras 

6. Revisar y actualizar las prácticas de seguridad

• Una vez finalizada la respuesta inmediata, analice la causa raíz de la violación y tome acciones correctivas. Esto puede incluir estrechar controles de acceso, proporcionar capacitación adicional a los empleados o mejorar las medidas de salvaguardias técnicas.
• Revise y actualice regularmente las políticas y procedimientos de protección de datos para prevenir futuras violaciones.

7. Aprender del incidente

• Realice una evaluación posterior al incidente para identificar debilidades en las prácticas de seguridad y la respuesta a incidentes. Aproveche las lecciones aprendidas para mejorar la gestión de riesgos, aumentar la concienciación sobre privacidad, refinar los planes de respuesta y fortalecer la postura general de seguridad de datos de la empresa 

Consejos adicionales:

• Notifique a su proveedor de seguros: Si tiene un seguro cibernético que cubre brechas de datos, notifique a su proveedor.
• Busque asesoría legal: Las brechas de datos pueden involucrar a individuos en múltiples jurisdicciones, por lo que busque orientación legal para garantizar el cumplimiento regional.

Conclusión

El cumplimiento del GDPR del Reino Unido y la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018 es más que una obligación regulatoria para las empresas de servicios financieros; es un compromiso con la protección de los datos de los clientes y la promoción de la confianza. Al seguir un enfoque estructurado, paso a paso, su organización puede gestionar de manera efectiva los requisitos de protección de datos, proteger la información del cliente y mantener el cumplimiento.

Para obtener más orientación, las empresas pueden consultar la guía de la autoridad relevante y las mejores prácticas sobre protección de datos y privacidad, que ofrecen valiosas ideas para gestionar responsablemente los datos personales en la era digital. Adoptar estas prácticas ayudará a garantizar que sus servicios financieros permanezcan en cumplimiento y centrados en el cliente en un entorno regulatorio en constante evolución.

El apoyo de Veriff para el cumplimiento de los clientes

Como procesador de datos para servicios de verificación de identidad, Veriff está dedicado a empoderar a nuestros clientes, los controladores de datos, para que se alineen con los principios del GDPR. Aquí hay algunos elementos clave sobre el procesamiento de datos personales y las mejores prácticas que Veriff sigue:

● Aviso de privacidad: Veriff proporciona un Aviso de Privacidad detallado que explica cómo manejamos los datos personales dentro de nuestros servicios, apoyando los esfuerzos de transparencia de nuestros clientes. Sin embargo, este Aviso no reemplaza la necesidad de que los responsables publiquen su propia documentación de transparencia como se requiere por las leyes aplicables.

● Retención de datos definida: Los datos personales recolectados con fines de servicio son retenidos de acuerdo con términos fijos establecidos en los acuerdos con los clientes y políticas internas, nunca se mantienen indefinidamente.

● Fuertes medidas técnicas y organizativas: Veriff emplea cifrado para datos en reposo y en tránsito. Nuestro servicio está certificado bajo ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Tipo II y Cyber Essentials, asegurando una seguridad de datos de primer nivel. Descubra más sobre nuestras prácticas de seguridad en la página de Seguridad y Cumplimiento y en el Centro de Confianza de Veriff.

● Evaluaciones de privacidad y equipo: Nuestro equipo legal y de privacidad de productos trabaja con nuestro oficial de protección de datos para llevar a cabo evaluaciones de impacto sobre la protección de datos, abordando proactivamente los riesgos en nuestros productos y servicios.

● Auditoría de GDPR del producto: Auditamos regularmente para confirmar que el servicio de Veriff cumple con el GDPR, demostrando nuestro compromiso con la responsabilidad y altos estándares de protección de datos. Descargue el resumen de la auditoría aquí.

Tenga en cuenta que Veriff no proporciona asesoramiento legal. Este artículo se proporciona solo con fines informativos. Siempre debe discutir sus operaciones o problemas de privacidad y protección de datos con un asesor legal calificado o especialistas en privacidad.

Preguntas frecuentes sobre el GDPR del Reino Unido

1. ¿Qué es el GDPR del Reino Unido?
El GDPR del Reino Unido es la versión del Reino Unido del Reglamento General de Protección de Datos, promulgado a través de la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018. Regula cómo se recopilan, procesan, almacenan y comparten los datos personales por las empresas sujetas al GDPR del Reino Unido, con el objetivo de brindar a los individuos un mayor control sobre sus datos personales y garantizar sólidas protecciones de privacidad.

2. ¿Quién está sujeto al GDPR del Reino Unido?
El GDPR del Reino Unido se aplica a cualquier empresa, ya sea con sede en el Reino Unido o internacionalmente, que procese datos personales de individuos en el Reino Unido, ofrezca bienes o servicios a individuos en el Reino Unido o monitoree su comportamiento. Esto incluye empresas, autoridades públicas y organizaciones sin fines de lucro, especialmente aquellas en sectores como servicios financieros que pueden manejar datos personales sensibles.

3. ¿Qué se considera datos personales bajo el GDPR del Reino Unido?
Los datos personales se refieren a cualquier información relacionada con una persona identificada o identificable. Esto incluye nombres, números de identificación, datos de ubicación, direcciones de correo electrónico e información financiera. Las categorías especiales de datos personales, como el origen racial o étnico, opiniones políticas y datos de salud, también están sujetas a requisitos más estrictos.