UK GDPR: Guía práctica de cumplimiento 2025

Introducción al GDPR del RU

El Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (GDPR del RU) es una ley fundamental de protección de datos en el Reino Unido (RU). Basado en el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea (UE), ha sido adaptado para satisfacer las necesidades específicas del RU tras el período de transición posterior al Brexit. El objetivo principal del GDPR del RU es garantizar que todas las organizaciones con sede en el RU protejan la información personal, incluidos los datos personales recopilados de individuos ubicados en el RU, asegurando que las organizaciones manejen estos datos de manera responsable y transparente.

El GDPR del RU se aplica a todas las organizaciones que i) están basadas en el RU; o ii) participan en el procesamiento de datos personales que pertenecen a titulares de datos residentes en el RU. Esto incluye negocios, organizaciones benéficas y autoridades públicas. Desde su entrada en vigor en enero de 2021, la regulación ha sido supervisada por la Oficina del Comisionado de Información (ICO), que asegura el cumplimiento y aborda violaciones de acuerdo con los principios de protección de datos establecidos y los principios, derechos y obligaciones establecidos en la legislación.

Los principios clave que sustentan el GDPR del RU incluyen legalidad, equidad y transparencia, asegurando que los datos se recopilen para fines claros y sean adecuados, relevantes y limitados a lo que es necesario. Las organizaciones deben establecer una base legal para el procesamiento de datos personales, ya sea mediante la obtención de consentimiento, cumpliendo obligaciones contractuales o demostrando intereses legítimos. La regulación también otorga a los titulares de datos derechos significativos, incluidos el derecho de acceso, rectificación y eliminación de su información personal.

Para cumplir con el UK GDPR y la Ley de Protección de Datos 2018, las organizaciones deben implementar medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos contra la pérdida, destrucción o daño, y mantener su confidencialidad e integridad. Estos requisitos se alinean con las regulaciones generales de protección de datos observadas dentro del Espacio Económico Europeo (EEE).

El incumplimiento del marco de protección de datos del Reino Unido puede llevar a severas penalizaciones. Solo en 2024, la autoridad de protección de datos del Reino Unido, el ICO, manejó 36,049 quejas. A pesar de la importancia global de los derechos de privacidad, la conciencia sobre la información recogida y regulada bajo las leyes locales de privacidad sigue siendo limitada. A partir de julio de 2024, solo el 57 por ciento de las personas en el Reino Unido eran conscientes de sus derechos de datos, en comparación con el 53 por ciento a nivel mundial.

En 2025, el RU emitió su mayor multas relacionadas con el GDPR hasta la fecha, reforzando la crítica importancia de la adherencia regulatoria. Notablemente, British Airways fue multada con €22.05 millones en 2020 por violaciones del GDPR, un caso de referencia bajo los marcos tanto del GDPR de la UE como del GDPR del RU.

Entendiendo el GDPR en el RU después del Brexit

Con el RU ahora fuera de la Unión Europea, las empresas deben reconocer que aunque el GDPR se ha mantenido en el RU a través de la Ley de Protección de Datos de 2018, los matices requieren atención. La transición de la ley de la UE a la ley del RU tiene implicaciones significativas para las empresas que operan en o con la UE, particularmente en lo que respecta al cumplimiento y la ejecución. La Ley mantiene los derechos fundamentales de los individuos con respecto a sus datos personales, enfatizando la transparencia, la responsabilidad y la seguridad. Las empresas de servicios financieros deben adaptar sus prácticas para alinearse con el GDPR del RU y regulaciones específicas del RU, asegurando que protegen efectivamente los datos del cliente mientras cumplen con los requisitos legales.

Integrar prácticas empresariales efectivas es crucial para garantizar el cumplimiento con el GDPR. Las organizaciones deben adoptar medidas tecnológicas y organizativas adecuadas durante la etapa de diseño y a lo largo del ciclo de vida del procesamiento de datos, asegurando que los principios de protección de datos se sigan en sus operaciones comerciales.

Para obtener orientación detallada, las empresas pueden consultar el sitio web de la Oficina del Comisionado de Información (ICO), que proporciona recursos, herramientas y soporte para ayudar a las organizaciones a cumplir con las leyes de protección de datos en el RU. La ICO desempeña un papel crucial en la aplicación del cumplimiento, responsabilizando a las organizaciones por violaciones de protección de datos y moldeando políticas de privacidad.

El GDPR del Reino Unido se basa en varios principios clave, que incluyen:

1. Legalidad, equidad y transparencia

• Servicios Financieros: Asegurar un procesamiento de datos transparente, especialmente para las obligaciones de KYC y PLD.
• Mercados / Comercio Electrónico / Economía Colaborativa: Informar claramente a los clientes cómo se utilizan los datos para recomendaciones y marketing.
• Movilidad / Transporte: Abordar la transparencia en el procesamiento de datos de ubicación para la optimización del servicio.
• Legalidad, equidad y transparencia: Las organizaciones deben establecer una base legal para el procesamiento de datos personales, como obtener consentimiento explícito. Gestionar el cumplimiento de las obligaciones del GDPR puede ser un desafío debido a las complejidades involucradas en aspectos como la accesibilidad y la portabilidad de los datos.

2. Limitación del propósito

• Servicios Financieros: Los datos recolectados para cumplimiento no pueden ser reutilizados sin un consentimiento claro. Es crucial obtener consentimiento para cualquier reutilización de datos, asegurando que sea explícito, informado y otorgado libremente, de acuerdo con los requisitos del GDPR.
• Mercados / Comercio Electrónico / Economía Colaborativa: Limitar el uso de datos a fines específicos y divulgados, como marketing personalizado.
• Movilidad / Transporte: Asegurar que los datos de ubicación se utilicen únicamente para los servicios previstos (por ejemplo, optimización de rutas).

3. Minimización y precisión de datos

• En todos los sectores, recoja solo los datos necesarios y manténgalos precisos para evitar riesgos innecesarios, asegurando que los datos sean adecuados, relevantes y limitados a su propósito.
• Implementar medidas de minimización de datos es crucial para reducir los riesgos a la privacidad de los individuos y asegurar el cumplimiento de los principios del GDPR.

4. Limitación de almacenamiento

• Implementar períodos de retención apropiados y eliminar datos obsoletos de manera oportuna.

5. Integridad y confidencialidad

• Procesamiento de datos seguros, protegiendo contra accesos no autorizados y violaciones.
• Implementar salvaguardas apropiadas, como reglas corporativas vinculantes y cláusulas contractuales estándar, es crucial para asegurar la protección de datos personales cuando se transfieren fuera del Espacio Económico Europeo.

6. Responsabilidad

• Requiere que los controladores cumplan con los principios de protección de datos y puedan demostrar ese cumplimiento a través de procesos y registros adecuados.

Rol del oficial de protección de datos

Un Oficial de Protección de Datos (DPO) juega un papel crucial en asegurar el cumplimiento de una organización con el GDPR del Reino Unido. El DPO tiene la tarea de supervisar y asesorar sobre las prácticas de protección de datos dentro de la organización, asegurándose de que todas las actividades se alineen con la ley de protección de datos.

El GDPR del Reino Unido describe las responsabilidades específicas del Oficial de Protección de Datos (DPO) en el Artículo 39, que incluyen:

• informar y asesorar sobre el cumplimiento del GDPR del Reino Unido y otras leyes de protección de datos del Reino Unido;
• supervisar el cumplimiento de la ley y las políticas internas de la organización incluyendo la asignación de responsabilidades, sensibilización y capacitación del personal;
• asesorar y supervisar las evaluaciones de impacto sobre la protección de datos donde se solicite; y
• cooperar y actuar como punto de contacto con la autoridad supervisora.

Lista de verificación de cumplimiento paso a paso

1. Mapeo de datos

Identifique qué datos personales recopila, de quién, y cómo se procesan. Cree un inventario de datos completo, también conocido como registro de actividades de procesamiento, que incluya todos los requisitos pertinentes establecidos en el Artículo 30 del RGPD del Reino Unido, tales como:

• Tipos de datos personales procesados (por ejemplo, nombres de clientes, direcciones, detalles financieros);
• Propósitos para el procesamiento de datos (por ejemplo, gestión de cuentas, detección de fraudes);
• Períodos de retención de datos;
• Categorías de sujetos de datos (por ejemplo, clientes, empleados);
• Categorías de destinatarios de datos (por ejemplo, procesadores);
• Descripción de medidas de seguridad técnicas y organizativas implementadas.

Además, ciertos riesgos deben ser determinados después de una violación para asegurar la notificación adecuada a los interesados en los datos.

Documentar y gestionar las operaciones de procesamiento es crucial para mantener los principios de protección de datos y garantizar el cumplimiento de las regulaciones.

Actualice regularmente su mapeo de datos para reflejar cualquier cambio en las actividades de procesamiento de datos.

Lista de verificación de cumplimiento del sector:

• Servicios Financieros: Incluir datos de clientes y transacciones; identificar procesadores de datos.
• Mercados/Comercio Electrónico: Mapear interacciones de clientes, datos recopilados para transacciones y marketing.
• Mobility/Transportation: Document location data flows and associated user data.
  

2. Base legal de gestión

Bajo el RGPD del Reino Unido y la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018, documentar una base legal válida para el procesamiento de datos personales en conformidad con el artículo 6 (y los artículos 9 y 10, si el procesamiento involucra datos de categorías especiales o de delitos) es esencial. Las organizaciones deben establecer una base legal para el procesamiento de datos personales, como obtener consentimiento explícito.

Si considera que el consentimiento es la base legal más adecuada para la actividad de procesamiento, implemente procesos para asegurar:

• Las solicitudes de consentimiento son claras, concisas, fácilmente comprensibles y mantenidas separadas de otros términos y condiciones;
• Las solicitudes de consentimiento deben ser fáciles de entender y simples para que las personas puedan retirarlas;
• La solicitud de consentimiento requiere una opción activa en lugar de casillas pre-marcadas;
• La solicitud de consentimiento incluye información sobre su negocio y cualquier tercer partido que dependa del consentimiento;
• Los clientes pueden proporcionar o retirar el consentimiento fácilmente;
• Se mantiene documentación del consentimiento para demostrar el cumplimiento.

Revisar regularmente las prácticas de consentimiento para asegurar que se alineen con los requisitos legales.

Si su negocio procesa datos de categorías especiales o de delitos, tenga en cuenta documentar las consideraciones de los requisitos de el artículo 9 o 10 del RGPD del Reino Unido y el Anexo 1 de la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018 donde sea relevante.

3. Avisos de privacidad

Redactar avisos de privacidad claros que resalten la información recopilada, la base legal, las políticas de retención y los derechos de los interesados. Las empresas de servicios financieros deben proporcionar avisos de privacidad claros a los clientes, detallando cómo se usará su datos personales. Asegúrese de que sus avisos de privacidad incluyan la información obligatoria requerida bajo los artículos 13 y 14 del RGPD del Reino Unido, tal como:

• La identidad del controlador de datos (su negocio) y detalles de contacto del oficial de protección de datos (DPO);
• Qué información se recopila;
• Los propósitos y bases legales del procesamiento de datos (ej., consentimiento, contrato, obligación legal);
• Fuentes de datos personales;
• Destinatarios de datos personales;
• Información sobre los períodos de retención de datos y derechos de los interesados (ej., derecho a retirar el consentimiento y acceder a sus datos).

Es crucial resaltar las bases legales para el procesamiento de datos personales bajo el RGPD del Reino Unido, enfatizando la necesidad de consentimiento en la mayoría de los casos comerciales.

Proporcionar avisos de privacidad es un requisito legal bajo el RGPD del Reino Unido.

Hacer que los avisos de privacidad sean fácilmente accesibles para los clientes, asegurando que entiendan sus derechos.

4. Evaluaciones de impacto sobre la protección de datos (DPIAs)

Realizar DPIAs para cualquier nuevo proyecto o actividad de procesamiento que pueda resultar en un alto riesgo para los derechos y libertades de los clientes. Este proceso debe identificar riesgos potenciales para los datos personales y delinear medidas para mitigar estos riesgos. La identificación de vulnerabilidades en los sistemas es crucial para cumplir con las regulaciones de protección de datos y prevenir explotación. Documente su proceso y hallazgos de DPIA. Implementar salvaguardias apropiadas, como reglas corporativas vinculantes y cláusulas contractuales estándar, es crucial para mitigar los riesgos identificados en las DPIAs.

5. Procedimientos de reporte de violaciones

Establecer procedimientos claros para reportar violaciones de datos. De conformidad con el RGPD del Reino Unido, los controladores deben:

• Notificar a la Oficina del Comisionado de Información (ICO) dentro de las 72 horas posteriores a haber tomado conocimiento de una violación.
• Comunicar la violación a las personas afectadas si representa un alto riesgo para sus derechos y libertades.

La implementación sistemática de medidas de protección de datos es crucial para asegurar el cumplimiento de los requisitos del RGPD.

Asegurarse de que todos los empleados estén capacitados para reconocer y reportar violaciones de datos de manera oportuna.

6. Gestión de derechos de los interesados

Crear sistemas para manejar solicitudes de interesados, asegurando que se respeten el acceso, corrección, eliminación y portabilidad de datos. Establecer procesos para registrar, rastrear y responder de manera eficiente y oportuna a una solicitud de un interesado. Asegúrese de que sus empleados estén capacitados sobre cómo facilitar los derechos de los clientes bajo el RGPD del Reino Unido, que incluyen:

• Derecho a ser informado y acceder: Los clientes tienen el derecho a ser informados sobre el procesamiento de datos personales y pueden solicitar copias de sus datos personales.
• Derecho a la rectificación: Los clientes pueden solicitar correcciones a datos inexactos.
• Derecho a la eliminación: Los clientes pueden solicitar la eliminación de sus datos bajo ciertas circunstancias.
• Derecho a la portabilidad de datos: Los clientes pueden solicitar recibir sus datos en un formato estructurado.

Es crucial informar a las personas sobre sus derechos, como la capacidad de oponerse al procesamiento de sus datos y acceder a su propia información personal, subrayando así el marco regulatorio diseñado para proteger los derechos de privacidad de los individuos.

Asegúrese de que su negocio sea diligente en el ejercicio de los derechos de los interesados.

7. Capacitación y concienciación de empleados

Capacitar al personal regularmente sobre los principios del RGPD del Reino Unido y las mejores prácticas de protección de datos, reforzando la conciencia y la responsabilidad. Eduque a los empleados sobre el cumplimiento del RGPD del Reino Unido y los principios de protección de datos. Las sesiones de capacitación regulares deben incluir:

• La importancia de la protección de datos.
• Cómo manejar datos personales de manera segura.
• Procedimientos para reportar violaciones de datos y manejar solicitudes de clientes.

Considere implementar una inducción anual y capacitación de actualización y capacitación basada en roles. Fomentar una cultura de protección de datos dentro de su organización es vital para mantener el cumplimiento.

8. Acuerdos de procesamiento de datos por terceros

Asegurar acuerdos de procesamiento de datos con todos los proveedores que procesan datos personales, asegurando estándares de cumplimiento con el RGPD. Si su empresa de servicios financieros trabaja con procesadores de datos de terceros, asegúrese de tener Acuerdos de Procesamiento de Datos (DPAs) en su lugar. Estos acuerdos deben:

• Especificar los roles y responsabilidades de ambas partes respecto al procesamiento de datos;
• Cubrir los detalles clave acerca del procesamiento, como el tema, duración, naturaleza, tipos de datos y sujetos de datos involucrados;
• Delimitar las medidas de seguridad que deben implementarse para proteger los datos personales;
• Incluir cláusulas sobre notificaciones de violaciones de datos y el cumplimiento de las leyes de protección de datos aplicables.

Es crucial incluir un acuerdo de procesamiento de datos en los contratos con procesadores de datos de terceros para asegurar el cumplimiento del RGPD, incluyendo su aplicabilidad extraterritorial.

¿Qué debo hacer en caso de una violación de datos?

En caso de una violación de datos, hay varios pasos importantes a seguir para gestionar y mitigar la situación de manera efectiva. Aquí hay una guía práctica basada en las mejores prácticas y orientaciones regulatorias:

1. Contener y evaluar la violación

• Contención: Tome inmediatamente medidas para contener la violación y prevenir más compromisos. Esto puede involucrar desconectar sistemas afectados de la red, cambiar contraseñas o desactivar cuentas comprometidas.
• Evaluación inicial: Evalúe qué datos se han visto comprometidos, la causa y el impacto de la violación. Determine si la violación está en curso o si se ha resuelto.

2. Evaluar riesgos y daños potenciales

• Identifique a las personas que pueden verse afectadas y los riesgos potenciales que representan, considerando la naturaleza de los datos y su sensibilidad. Evalúe las consecuencias potenciales, tales como robo de identidad, pérdida financiera o amenazas a la privacidad de un individuo.

3. Notificar a las autoridades relevantes (si es necesario)

• Si es un controlador sujeto al UK GDPR, informe la violación a la Oficina del Comisionado de Información (ICO) dentro de las 72 horas si probablemente representa un riesgo para los derechos y libertades de los individuos.
• Si no es posible hacer un informe oportuno, documente la razón del retraso y proporcione la mayor cantidad de información posible sobre la violación en su informe inicial.
• Si decide que la notificación a ICO no es necesaria, asegúrese de documentar la razón detrás de ello.

4. Notificar a los individuos afectados (si es necesario)

• Si la violación representa un alto riesgo para los derechos y libertades de los individuos, el controlador debe informarlos lo antes posible. La transparencia les permite protegerse, como monitoreando sus cuentas, cambiando contraseñas o estando alerta a posibles intentos de phishing.
• Utilice un lenguaje claro y sencillo para explicar la violación, su impacto y los pasos protectores recomendados. 

5. Documentar la violación

• Mantener un registro interno para documentar todos los detalles relacionados con la violación, incluso si no se requiere reporte. Registre cuándo y cómo se descubrió la violación, los datos afectados, las acciones de contención y las comunicaciones con individuos o autoridades.
• Un registro exhaustivo apoya el análisis del incidente y mejora las prácticas de seguridad futuras.

6. Revisar y actualizar prácticas de seguridad

• Una vez que la respuesta inmediata haya concluido, analice la causa raíz de la violación y tome medidas correctivas. Esto puede incluir la restricción de controles de acceso, proporcionar capacitación adicional a los empleados o mejorar las salvaguardias técnicas.
• Revise y actualice regularmente las políticas y procedimientos de protección de datos para prevenir futuras violaciones.

7. Aprenda del incidente

• Realice una revisión posterior al incidente para identificar debilidades en las prácticas de seguridad y en la respuesta al incidente. Aproveche las lecciones aprendidas para mejorar la gestión de riesgos, aumentar la concienciación sobre la privacidad, refinar los planes de respuesta y fortalecer la postura general de seguridad de datos de la empresa.

Consejos adicionales:

• Notifique a su proveedor de seguros: Si tiene un seguro cibernético que cubre violaciones de datos, notifique a su proveedor.
• Solicite asesoramiento legal: Las violaciones de datos pueden involucrar a individuos en múltiples jurisdicciones, por lo que busque orientación legal para asegurar el cumplimiento regional.  

Conclusión

Cumplir con el GDPR del Reino Unido y la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018 es más que una obligación regulatoria para las empresas de servicios financieros; es un compromiso para salvaguardar los datos de los clientes y fomentar la confianza. Siguiendo un enfoque estructurado y paso a paso, su organización puede gestionar de manera efectiva los requisitos de protección de datos, proteger la información de los clientes y mantener el cumplimiento.

Para obtener más orientación, las empresas pueden consultar la guía de la autoridad correspondiente y las mejores prácticas sobre protección de datos y privacidad, que ofrecen información valiosa para gestionar de manera responsable los datos personales en la edad digital. Adoptar estas prácticas ayudará a garantizar que sus servicios financieros sigan siendo conformes y centrados en el cliente en un entorno regulador en constante evolución.

Apoyo de Veriff al cumplimiento del cliente

As a data processor for identity verification services, Veriff is dedicated to empowering our customers, the data controllers, to align with GDPR principles. Here are some key elements regarding personal data processing and the best practices Veriff follows:

● Declaración de Privacidad: Veriff proporciona una Declaración de Privacidad detallada que explica cómo manejamos datos personales dentro de nuestros servicios, apoyando los esfuerzos de transparencia de nuestros clientes. Sin embargo, esta declaración no reemplaza la necesidad de que los controladores publiquen su propia documentación de transparencia según lo exigen las leyes aplicables.

● Retención de datos definida: Los datos personales recopilados con fines de servicio se retienen de acuerdo con términos fijos descritos en acuerdos con los clientes y políticas internas, nunca se mantienen indefinidamente.

● Medidas técnicas y organizativas sólidas: Veriff emplea cifrado para datos en reposo y en tránsito. Nuestro servicio está certificado bajo ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Tipo II y Cyber Essentials, asegurando una protección de datos de primer nivel. Descubra más sobre nuestras prácticas de seguridad en la página de Seguridad y Cumplimiento y el Centro de Confianza de Veriff.

● Evaluaciones de privacidad y equipo: Nuestro equipo legal y de privacidad de productos trabaja con nuestro oficial de protección de datos para realizar evaluaciones de impacto en la protección de datos, abordando proactivamente los riesgos en nuestros productos y servicios.

● Auditoría de productos del GDPR: Auditamos regularmente para confirmar que el servicio de Veriff cumple con el GDPR, mostrando nuestro compromiso con la responsabilidad y altos estándares de protección de datos. Descargue el resumen de la auditoría aquí.

Tenga en cuenta que Veriff no brinda asesoramiento legal. Este artículo se proporciona solo con fines informativos. Siempre debe discutir sus operaciones o problemas de privacidad y protección de datos con un abogado calificado o especialistas en privacidad.

Preguntas frecuentes sobre el GDPR del Reino Unido

1. ¿Qué es el UK GDPR?

Es la versión del Reino Unido del Reglamento General de Protección de Datos, basado en el GDPR de la UE. Junto con la Ley de Protección de Datos 2018, constituyen la columna vertebral del marco de privacidad del Reino Unido.

2. ¿Quién está sujeto al UK GDPR?

Cualquier organización que procese datos personales de individuos ubicados en el Reino Unido, independientemente de dónde se base la organización; y cualquier organización que, en el sentido del UK GDPR, esté establecida en el Reino Unido.

3. ¿Qué constituye datos personales?

Cualquier información recopilada que se relacione con un individuo identificable, incluidos nombres, direcciones, detalles financieros e identificadores biométricos.